Akuntansi pada dasarnya adalah rangkaian proses berbagai aktivitas keuangan dan bisnis yang disebut dengan “Siklus Akuntansi (Accounting Cycle)” yang terdiri dari: siklus pendapatan dan penerimaan kas, pembelian dan pembayaran, penggajian, aktiva tetap, pendanaan, dan buku besar (general ledger). Beberapa siklus merupakan variasi dari siklus lainnya, sehingga siklus akuntansi yang paling pokok hanya ada 3 yaitu: siklus pendapatan (revenue), siklus utang (liabilities), dan buku besar (general ledger).

Memahami siklus akuntansi adalah sangat penting. Tanpa tahu siklusnya, maka mengerjakan akuntansi sama saja dengan mau pergi ke suatu tempat tetapi tidak tahu rute jalan menuju ke sana. Sehingga, adalah mustahil untuk dapat mengerjakan pekerjaan-pekerjaan akuntansi tanpa memahami proses dan siklus berbagai aktivitas di dalam perusahaan.

Siklus Pendapatan dan Penerimaan (Penjualan)

Siklus pendapatan dan penerimaan terdiri dari berbagai sistim yang mencatat penjualan barang/jasa, penerimaan dan mencatat transfer pembayaran dari pelanggan. Perhatikan bagan di bawah ini sebagai berikut:

Revenue Cycle

Dibaris bagian atas: Rincian barang/jasa yang terjual, harga, termin kredit (jika penjualan kredit) dituangkan ke dalam sebuah dokumen yang disebut “Nota Penjualan” (Sales Invoice/Invoice saja). Semua penjualan dicatat ke dalam 2 buah daftar, yaitu: “Buku Penjualan” (Sales Journal) dan “Daftar Piutang” (Accounts Receivable).

Dibaris bagian bawah: Ketika pelanggan membayar, maka perusahaan membuat slip yang disebut dengan “Slip Setoran (deposit slip)”. Disamping membuat slip setoran, perusahaan juga menerbitkan selembar bukti “Penerimaan Kas/Cek” (Cash/Check Receipt) yang akan menjadi dokumen pendukung dalam melakukan pencatatan di dalam “Buku Kas” sebagai penambah jumlah kas, sekaligus di dalam “Daftar Piutang (Account Receivable) sebagai pengurang nilai piutang (tagihan).

Jika kita perhatikan sekali lagi, maka terlihat jelas bahwa ujung dari proses penjualan dan penerimaan pembayaran menuju ke satu titik yaitu: Daftar Piutang (Accounts Receivable) yang tiada lain adalah daftar tagihan. Saat perusahaan melakukan penjualan kredit, saldo dalam daftar ini akan bertambah. Sebaliknya saat menerima pembayaran, nilainya berkurang. Di dalam perusahaan manapun, alur proses penjualan, penerimaan kas dan daftar piutang disebut sebagai “Siklus Pendapatan” (Revenue Cycle). Dua dokumen terpenting dalam siklus ini adalah: nota penjualan (bukti penjualan ke pelanggan) dan slip setoran (bukti bahwa pembayaran telah di setorkan ke bank atau kas perusahaan).

Siklus Pembelian dan Utang

Siklus Pembelian dan Utang (juga sering disebut (siklus pengeluaran atau pembayaran) terdiri dari berbagai proses yang mencatat pembelian barang/jasa yang akan dipergunakan dalam operasional perusahaan, beserta pembayaran atau janji membayar. Perhatikan bagan di bawah ini sebagai berikut:

Expenditures Cycle

Dalam aktivitas memproduksi barang/jasa yang kemudian di jual, perusahaan melakukan beberapa pengeluaran, misalnya: membeli tanah atau gedung untuk tempat usaha, membeli mesin-mesin produksi, peralatan kantor, serta membayar gaji pegawai. Pembelian dilakukan melalui beberapa vendor (supplier).

Dibaris bagian atas: Dokumen utama yang dijadikan sebagai bukti transaksi pembelian adalah “Nota Tagihan” (Supplier Invoice). Saat nota tagihan (supplier invoice) diterima, persahaan akan mencatat semua rincian pembelian ke dalam sebuah buku yang disebut dengan “Buku Pembelian” (Purchase Journal). Pada saat pencatatan pembelian dilakukan, sekaligus juga membentuk sebuah daftar yang disebut “Daftar Utang” (Accounts Payable).

Dibaris bagian bawah: Pada saat utang jatuh tempo (sesuai terminnya: 30/60/90 hari), maka utang dibayarkan ke pihak supplier. Untuk melakukan pembayaran, perusahaan mungkin menerbitkan selembar cek. Atas pengeluaran cek tersebut perusahaan membuat selembar bukti cek keluar. Rincian cek (no cek, nilainya) beserta keterangan transaksi dicatat di dalam buku “Buku Kas” (Cash/Check Disbursement Journal) yang nantinya akan mengurangi saldo kas. Bisa dikatakan bahwa buku ini merupakan daftar pembayaran ke berbagai vendor (supplier) atau pihak yang menyediakan barang/jasa kebutuhan perusahaan. Pada saat pembayaran utang dilakukan, maka otomatis perusahaan juga melakukan pencatatan di “Daftar Utang” yang akan mengurangi saldo daftar ini.

Sama seperti pada siklus pendapatan dan penerimaan, dibaris bagian atas dan bawah di siklus pembelianpun menuju ke satu titik yaitu: “Daftar Utang”. Segala proses di siklus ini akhirnya akan bermuara di sini. Artinya segala transaksi di dalam siklus ini berpengaruh ke Daftar Utang.

Dalam melakukan pemeriksaan, seorang auditor biasanya menelusuri kedua siklus ini (Siklus Pendapatan dan Siklus Pembelian), karena di wilayah inilah penyelewangan dan penyimpangan kerap terjadi. Dengan melakukan penelusuran yang rinci, menghubungkan satu transaksi dengan transaksi lainnya, menghubungkan satu buku ke buku lainnya untuk memeriksa jikalau ada kejanggalan di dalam kedua siklus ini. Misalnya: Apakah catatan pengeluaran check di “Buku Kas” bisa dihubungkan dan sesuai dengan berkurangnya saldo di “Daftar Utang”?, jika tidak berarti ada kejanggalan. Ada potensi penyelewengan atau penyimpangan di wilayah ini.

(Sumber:JAK)ns