Jurnal Transaksi Penjualan

Adapun penjualan dalam arti umumnya adalah kegiatan menghubungi calon-calon pelanggan (customer), menawarkan dan memperagakan produk, menerima order dan mengirimkan atau mengantarkan barang serta menagih pembayaran.

Sedangkan penjualan secari garis besar dibagi menjadi dua, yaitu:

1. Penjualan Tunai

Penjualan dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu, sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan pada saat itu juga. 

2. Penjualan Kredit

Penjualan dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara perusahaan menyerahkan barang terlebih dahulu kepada pembeli dengan syarat-syarat tertentu. Transaksi penjualan kredit dicatat pada saat penyerahan barang dan pada saat pembayaran pada waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan.    

Menjurnal penjualan dan menangani invoice ke pelanggan bisa jadi masalah serius bagi pemula atau mereka yang tidak memiliki latar belakang pendidikan akuntansi. Bukan karena sulit atau sesuatu yang rumit untuk dikerjakan, melainkan karena kenyamanan pelanggan (customer) sangat penting dalam dunia bisnis. Bayangkan jika customer menerima tagihan dua kali untuk pembelian yang sama, mereka pasti merasa tidak nyaman.

Hal itu bisa terjadi jika ada kesalahan dalam menangani invoice. Tidak kalah seriusnya ketika invoice salah diinput (angkanya tidak akurat). Atau diposting ke akun yang salah sehingga tidak terlacak akhirnya tidak tertagih, artinya perusahaan bisa merugi melainkan juga kehilangan uang.

Tidak salah memang, tetapi juga tidak sepenuhnya benar. Betul bahwa kesalahan jurnal bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan, terutama jika melakukan kesalahan tetapi tidak disadari bahwa itu adalah kesalahan. Sederhananya, invoice adalah dokumen transaksi yang memuat rincian barang/jasa yang dibeli oleh pembeli atau pengguna jasa (pelanggan), tanggal transaksi, nomor invoice (sebagai referensi), jumlah barang yang dibeli, harga satuan, jumlah pembelian, pajak, dan termin pembayaran.

Kapan Invoice Itu Dibuat?

Untuk penjualan tunai, invoice harus dibuat sebelum barang/jasa diserahkan dan barang baru boleh dikirimkan setelah pembayaran diterima. Sedangkan untuk penjualan kredit, invoice dibuat dan dikirimkan ke pelanggan paling lambat pada saat barang dikirimkan meskipun untuk penjualan kredit. Idealnya, invoice dibuat sekaligus setiap kali membuat surat jalan. Dengan cara itu, maka tidak akan ada penjualan yang lupa diinvoice.

Kapan Jurnal Transaksi Penjualan Dibuat?

Pada perusahaan yang sudah menggunakan software akuntansi, setiap membuat invoice, system akan membuat jurnal penjualan secara otomotis. Tetapi di perusahaan yang masih menggunakan sistim pencatatan manual, jurnal atas transaksi penjualan sebaiknya dibuat pada saat penerbitan invoice.

Misalnya:
Pada tanggal, 21 Agustus 2022, PT. SAU yang berstatus non PKP mengirimkan 10 unit komputer kepada PT. SWAK di Pontianak, dengan harga Rp 4.000.000/unit. Termin pembayarannya adalah “Kredit 30 hari”. Atas pengiriman tersebut, maka pegawai accounting PT. SAU menerbitkan invoice senilai Rp 4.000.000 x 10 = Rp. 40.000.000.

Jika PT. SAU menggunakan software akuntansi (Accurate, misalnya), maka pada saat invoice dibuat, system akan membuat jurnal penjualan secara otomatis. Tetapi, jika PT. SAU menggunakan sistim manual (Excel, misalnya), maka disamping membuat invoice, pegawai accounting PT. SAU perlu membuat jurnal penjualan atas transaksi tersebut.

Untuk penjualan berupa penyerahan barang dagangan, memerlukan sepasang jurnal, yaitu: 1 (satu) jurnal untuk mengakui penjualan dan 1 (satu) jurnal lainnya untuk mencatat berkurangnya persediaan barang dagangan (inventory). Memakai contoh kasus PT. SAU di atas, misalnya diketahui “Harga Pokok Penjualan” setiap 1 unit computer adalah Rp 3.500.000; maka jurnal yang diperlukan adalah sbb: